Την Πέμπτη 26 Μαΐου έλαβε χώρα στο ξενοδοχείο Νοvotel στην Αθήνα το 6ο Ετήσιο Σύνεδριο "e-Government Forum" με βασικό θεματικό τίτλο "Λειτουργικός και Παραγωγικός Δημόσιος Τομέας: Οι Ψηφιακές Τεχνολογίες έχουν τις λύσεις".Το Συνέδριο πραγματοποιήθηκε σε μία περίοδο κατά την οποία σχεδιάζονται σημαντικά έργα παρέμβασης και διαλειτουργικότητας στον Δημόσιο τομέα, τα οποία και θα δημιουργήσουν τις προϋποθέσεις για νέες ψηφιακές υπηρεσίες.
Η κύρια θεματολογία του κινήθηκε γύρω από τις στρατηγικές, τις τεχνολογίες και μεθοδολογίες Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Αναδιάρθρωσης Διαδικασιών [ BPR ], αξιοποίησης στελεχιακού δυναμικού [ HR ], αξιοποίησης Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών προκειμένου να αξιοποιηθούν οι ψηφιακές υποδομές που ήδη λειτουργούν και να αναπτυχθούν νέες προκειμένου να αξιοποιηθούν ολοκληρωμένες και ασφαλείς υπηρεσίες από τον Ελληνα πολίτη και την Δημόσια Διοίκηση.
Σε συνέχεια της παρουσίας του 2015, με την εισήγηση "Done is the engine for more: Καλές πρακτικές – Μια bottom-up προσέγγιση", το Τμήμα Πληροφορικής της Περιφερειακής Ενότητας Κορινθίας ήταν και πάλι παρών, αυτή τη φορά στη 2η θεματική συνεδρία "Σχεδιασμός, Υλοποίηση, Ανάπτυξη και Αξιοποίηση Εφαρμογών και Υποδομών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης", παρουσιάζοντας την εισήγηση με τίτλο "To be done, make it simple. Ο κίνδυνος της ψηφιοποίησης της γραφειοκρατίας". Ο Βασίλης Μπαλάφας [MSc in Data Communications, MA in International Relations and Policies (Governance)] παρουσίασε ουσιαστικά το επόμενο βήμα των ενεργειών που αναλύθηκαν το 2015 και είχαν επικεντρωθεί στον τρόπο με τον οποίο μια προσέγγιση αλλαγών "από κάτω προς τα πάνω" μπορούν να συμβάλλουν στη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών με πρακτικές που διευκολύνουν την καθημερινή λειτουργία, ενισχύουν τη λογοδοσία, ενδυναμώνουν την ανάληψη πρωτοβουλιών και αποκαθιστούν σε μεγάλο βαθμό πολλά από εκείνα που αποτελούν το πλέγμα μονότονων, μονόπλευρων και αρκετές φορές άδικων αντιλήψεων σε σχέση με το Δημόσιο Τομέα.
Η φετινή εισήγηση "To be done, make it simple. Ο κίνδυνος της ψηφιοποίησης της γραφειοκρατίας" αφορούσε στο συχνό φαινόμενο του να "πνίγονται" σημαντικές αλλαγές μέσα στον καθημερινό κυκεώνα της γραφειοκρατίας ο οποίος απασχολεί αμφίδρομα, και τα στελέχη των Υπηρεσιών και τους πολίτες. Η συχνή μετάφραση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας με αθροίσματα πρωτοκόλλων δεν μπορεί πλέον, στην εποχή ευρείας χρήσης των ΤΠΕ, να αποτελεί δίκαιο και ασφαλή δείκτη. Δεν είναι αρκετό να επιδιώκουμε να γίνονται "πράγματα", αλλά πρέπει να γίνονται με τρόπο απλό, απαλλαγμένα από τις δαιδαλώδεις "τυπικότητες" που πολλές φορές χωρίς λόγο παράγουν περιττή γραφειοκρατία. Το ίδιο το πλαίσιο λειτουργίας είναι εκείνο που σε αρκετές περιπτώσεις περιορίζει εξαντλητικά τη δυνατότητα της γρήγορης και άμεσης εξυπηρέτησης, ενώ η συνήθεια του κανονιστικού πλαισίου να υπεραναλύει τις όποιες διαδικασίες καταλήγει να γίνεται τροχοπέδη για την ομαλή διεξαγωγή τους.
Δύο χαρακτηριστικά παραδείγματα με τα οποία ασχολήθηκε επισταμένα το Τμήμα Πληροφορικής της Περιφερειακής Ενότητας Κορινθίας ήταν η "Διαύγεια" και οι "ψηφιακές υπογραφές".
Στην περίπτωση της "Διαύγειας", εδάφια των νόμων 3861/2010 και 4057/2012 χωρίς ιδιαίτερο λόγο προσέθεταν "τυπικότητες" και "αυστηρές" διατυπώσεις που δυσχέραιναν την καθολική εμπλοκή των εργαζομένων. Η διαδικασία δε της εκπαίδευσης των εργαζομένων που τελικά συγκεκριμενοποιήθηκε με την εγκύκλιο 20868/29-9-2010 δημιουργούσε ένα τεράστιο κενό καθώς αφορούσε τελικά μόνο στις κεντρικές υπηρεσίες των Υπουργείων. Στην Π.Ε. Κορινθίας ο "κάβος" ξεπεράστηκε με εσωτερική εκπαίδευση στις Τεχνολογίες Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ), που οργάνωσε και υλοποίησε το Τμήμα Πληροφορικής. Με 2 εκπαιδευτές - εργαζομένους του Τμήματος (Γ.Βλάχος - Β.Μπαλάφας), πιστοποιημένους από το ΙΔΕΚΕ και το ΕΚεΠις αντίστοιχα, και τη βοήθεια της συναδέλφου Δ.Μιχαλοπούλου, εκπαιδεύτηκαν σε 4 τμήματα περίπου 50 εργαζόμενοι σε ένα πρόγραμμα 3 εβδομάδων με τρίωρα μαθήματα συνολικά 30 ωρών. Ως αποτέλεσμα, σήμερα στην ΠΕ Κορινθίας, σε σύνολο περίπου 187 εργαζομένων (όλων των ειδικοτήτων), περισσότεροι από 70 διαθέτουν κωδικούς στη "Διαύγεια" και την αξιοποιούν. Η κεφαλική ομάδα έργου διατηρεί απλώς επικουρικό και διαχειριστικό χαρακτήρα, ενώ είναι πολύ εύκολη η ένταξη νέων χρηστών λόγω της συνεχούς κοινής εμπειρίας που αναπτύσσεται.
Η προετοιμασία αυτή είχε ήδη κατεύθυνση και προς την υλοποίηση της διαδικασίας των ψηφιακών υπογραφών. Το πρώτο Προεδρικό Διάταγμα που αναφερόταν σε αυτές το 2001 (150) ακολούθησε πλήθος προεδρικών διαταγμάτων, νόμων, αποφάσεων, εγκυκλίων το 2002, 2004, 2006, 2007, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, ενώ η έλευση του "Καλλικράτη" προσέθεσε θέματα σχετικά με τη διαδικασία απόκτησης ψηφιακής υπογραφής από τους εργαζομένους. Σήμερα ακόμα συζητούμε για την υλοποίηση της διαδικασίας των ψηφιακών υπογραφών με ένα ήδη διαμορφωμένο τεράστιο και πολύπλοκο "θεσμικό" πλαίσιο που ήδη περιγράφηκε.
Στην Π.Ε. Κορινθίας επιχειρήσαμε την απλοποίηση της όλης διαδικασίας στον τύπο και στην πράξη. Φτιάξαμε έναν σύντομο πρόχειρο οδηγό 3 σελίδων, συνοπτικές οδηγίες για την αίτηση και την έκδοση, παραμετροποιήσαμε Η/Υ ώστε να είναι έτοιμοι και προχωρήσαμε σε δοκιμαστικές εσωτερικές ανταλλαγές ψηφιακά υπογεγραμμένων εγγράφων. Χρησιμοποιήσαμε και τις παλιές κάρτες ψηφιακής υπογραφής του ΣΥΖΕΥΞΙΣ και νέα σύγχρονα tokens. Κάναμε επιδείξεις για τις υπογραφές και χρησιμοποιήσαμε ψηφιοποιημένες φυσικές υπογραφές σε εικόνες jpg για ευκολότερη εξοικείωση των εργαζομένων ενώ ξεπεράσαμε τη δυσκολία εκχώρησης με χορήγηση ψηφιακής υπογραφής για "ακριβή αντίγραφα".
Ως κεντρική θεώρηση έγιναν οι εξής παραδοχές : i) δεν διαχωρίζουμε την ψηφιακή από τη φυσική υπογραφή, ii) σε περίπτωση διαφωνιών εξουσιοδότησης χρησιμοποιούμε το ψηφιακό "ακριβές αντίγραφο", iii) η ψηφιακή υπογραφή δεν θεωρείται διοικητική εκχώρηση. Ήδη 20 εργαζόμενοι της Π.Ε. Κορινθίας διαθέτουν ψηφιακή υπογραφή και την εφαρμόζουν.
Σε επίπεδο διαχείρισης αυτών των αλλαγών κινηθήκαμε με τρία στάδια, την ενημέρωση, την κατανόηση και την αποδοχή ώστε να αναπτύξουμε δεξιότητες, να μειώσουμε συγκρούσεις, να δημιουργήσουμε συνθήκες συνεργασίας και εμπιστοσύνης και εν τέλει να καταφέρουμε να υλοποιήσουμε "πράγματα".
Συμπερασματικά, καταλήγουμε ότι η όποια αλλαγή δεν μπορεί να επικεντρωθεί μόνο στη χρήση καινοτόμων ΤΠΕ. Η έγκαιρη προετοιμασία προσωπικού και υπηρεσιών είναι ο παράγοντας – κλειδί για τη συμμετοχή όλων. Ο ρόλος εκείνων που πρέπει να διευκολύνουν τη διαδικασία είναι ζωτικός. Η διαδικασία εξέλιξης πρέπει να διευκολύνεται και να ενθαρρύνεται, οι συμμετέχοντες πρέπει να διευκολύνονται στο να κατανοήσουν τους όρους και τον τρόπο χρήσης, πρέπει να υπάρχει μεγάλος βαθμός κατανόησης. Εκείνοι που λαμβάνουν αποφάσεις πρέπει να θέτουν ρεαλιστικούς στόχους. Ανατροφοδότηση και ενημέρωση είναι βασικοί παράγοντες. Πρέπει να αποφεύγεται η ψηφιοποίηση της γραφειοκρατίας και της εμμονής στον «τύπο».
Η παρουσίαση συγκέντρωσε και φέτος το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων και απέσπασε θετικά σχόλια.
Ευχαριστώ θερμά τον κο Γιάννη Χαλαβαζή που μας έδωσε και φέτος την ευκαιρία να παρουσιάσουμε τη δουλειά μας, καθώς και όλους όσους εργάστηκαν σκληρά για την πραγματοποίηση του Συνεδρίου.
Ολόκληρη την παρουσίαση σε μορφή διαφανειών μπορείτε να τη βρείτε στη διεύθυνση : http://www.slideshare.net/
Βασίλης ΜπαλάφαςMSc in Data Communications
MA in International Relations and Policies (Governance)
τελειόφοιτος MA «Τοπική και Περιφερειακή Ανάπτυξη και Αυτοδιοίκηση»
http://vbalafas.blogspot.gr/
